Mentions légales

Informations légales, conditions d'utilisation et de vente

Mentions légales

Version : 1.0, 27 septembre 2026

Informations fournies en application de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique.

1.1 Éditeur du site et du logiciel

CoLabFlow SASU (en cours d'immatriculation)
Société par actions simplifiée unipersonnelle (SASU) en cours d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés de Reims
Capital social : en attente
SIREN, RCS : en attente
N° de TVA intracommunautaire : en attente
Code NAF : en attente
Siège social : 1 rue Charlier, 51100 Reims, France
Président et directeur de la publication : M. Brice Béchet
Téléphone : en attente
Courriel :
Formulaire de contact : effectivo.fr/contact

Ces informations seront complétées dès l'immatriculation de la société.

1.2 Directeur de la publication

M. Brice Béchet, Président.

1.3 Hébergement

Site, comptes, licences et assistance
OVH SAS, 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, France, RCS Lille Métropole 424 761 419, téléphone : 1007 (depuis la France).
Le trafic du site, de l'application de démonstration et de l'API passe par Cloudflare, Inc., qui le protège et l'achemine (voir la Politique de confidentialité, article 6).

Données RH du logiciel
Les données RH ne sont jamais hébergées par l'Éditeur. Elles vivent chez l'établissement client : sur le serveur effectivo de l'établissement, qui fonctionne sous Linux, et dans le navigateur de ses postes. Ce serveur est installé sur une machine de l'établissement ou sur un serveur loué par l'établissement chez un hébergeur européen ; un serveur loué doit être chez un hébergeur certifié pour l'hébergement de données de santé (HDS). L'application servie par l'Éditeur à l'adresse app.effectivo.fr est une démonstration, avec des données fictives : aucun client n'y travaille.

1.4 Propriété intellectuelle

Le site effectivo.fr et le logiciel effectivo (textes, images, graphismes, logos, icônes, code, bases de données) sont protégés par le Code de la propriété intellectuelle, notamment ses articles L. 111-1 et suivants et L. 122-6 et suivants. Toute reproduction ou utilisation non autorisée, en tout ou en partie, est interdite.
Le nom « effectivo » et ses logos ne peuvent être utilisés sans l'autorisation écrite de l'Éditeur.

1.5 Cookies et traceurs

Le site effectivo.fr et le logiciel effectivo ne déposent aucun cookie qui leur soit propre. Ils utilisent le stockage du navigateur pour ce qui est strictement nécessaire à leur fonctionnement : session, préférences, données de travail, choix relatif aux cookies. Sur le site seulement, Google Analytics dépose des cookies de mesure d'audience, uniquement après votre consentement.
Le détail figure dans la Politique de confidentialité, article 8.

1.6 Liens hypertextes

Le site effectivo.fr peut contenir des liens vers des sites tiers. L'Éditeur n'exerce aucun contrôle sur ces sites et n'est pas responsable de leur contenu.

1.7 Crédits

Développement et design : CoLabFlow SASU (en cours d'immatriculation)
Hébergement : OVH SAS
Icônes : Lucide Icons (licence ISC)
Référentiel des métiers et des compétences : ROME de France Travail (version 60 du ROME 4.0, septembre 2025), Licence Ouverte / Open Licence d'Etalab
Polices : Inter et Outfit (licence SIL Open Font License)

1.8 Règlement des litiges

Le service effectivo s'adresse exclusivement aux professionnels et aux organisations, publics ou privés. Il n'est pas vendu à des consommateurs.
En cas de différend lié au site ou au service, les parties cherchent d'abord une solution amiable. À défaut, la juridiction compétente dépend de la qualité du Client, comme le prévoit l'article 16 des Conditions Générales de Vente :

personne morale de droit public, notamment un établissement public de santé : le contrat est administratif et le litige relève de la juridiction administrative compétente ;
professionnel de droit privé : Tribunal de commerce de Reims.

2. Conditions Générales d'Utilisation (CGU)

Version : 1.0, 27 septembre 2026

Article 1 : Objet

Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (CGU) fixent les règles d'accès et d'utilisation du logiciel effectivo et du site effectivo.fr.
Elles complètent les Conditions Générales de Vente (CGV), qui régissent la relation commerciale avec le Client, et les Conditions de licence (section 5), qui définissent le droit d'usage du logiciel. Le service s'adresse aux professionnels et aux organisations ; il n'est pas vendu à des consommateurs.

Article 2 : Définitions

« Client » : l'établissement ou l'organisation, personne morale, qui a signé l'accord d'essai ou le bon de commande. Il est responsable de traitement des données RH qu'il porte dans le logiciel.
« Utilisateur » : toute personne physique qui accède au logiciel effectivo ou au site effectivo.fr.
« Serveur de l'établissement » : le serveur effectivo que le Client installe et exploite ; le logiciel s'utilise toujours depuis lui.
« Compte de travail » : un compte créé sur le serveur de l'établissement, pour travailler dans le logiciel.
« Compte de l'espace client » : un compte de l'espace client du site effectivo.fr, tenu par l'Éditeur (licence, téléchargements, assistance).
« Service » : les fonctionnalités du logiciel effectivo accessibles selon le plan souscrit.
« Contenu » : toute donnée, texte, fichier ou information saisi ou importé par l'Utilisateur dans le Service.

Article 3 : Acceptation

L'utilisation du Service vaut acceptation des présentes CGU. L'Utilisateur qui ne les accepte pas cesse d'utiliser le Service.
Pour les comptes de travail, le Client accepte les présentes CGU pour son personnel (accord d'essai, bon de commande, espace client) et s'engage à les faire respecter. Les titulaires d'un compte de l'espace client les acceptent eux-mêmes, à la création de leur compte puis à chaque nouvelle version (article 12).

Article 4 : Accès au Service

4.1 Comptes : Un compte de travail est créé sur le serveur de l'établissement. Il se protège par un mot de passe d'au moins douze caractères et par un code à usage unique produit par le téléphone de son titulaire (double authentification), obligatoire pour tous les comptes de travail. Un compte de l'espace client se protège par un mot de passe d'au moins douze caractères ; la double authentification y est obligatoire pour l'administrateur de l'établissement et facultative pour les autres comptes.
4.2 Plans : L'accès au Service est régi par les CGV et par le plan souscrit par le Client.
4.3 Serveur de l'établissement : Le Service s'utilise toujours depuis le serveur de l'établissement, même pour un seul poste. Les données sont stockées sur ce serveur et dans le navigateur de chaque poste (IndexedDB). Une connexion internet permanente n'est pas nécessaire : en cas de coupure entre un poste et le serveur, l'Utilisateur continue de travailler sur le poste, et ses modifications sont transmises au serveur à la reconnexion. L'application servie par l'Éditeur à l'adresse app.effectivo.fr est une démonstration, avec des données fictives : on n'y travaille pas.

Article 5 : Obligations de l'Utilisateur

5.1 Utilisation conforme : L'Utilisateur utilise le Service conformément à sa destination (pilotage interne des effectifs), aux présentes CGU et à la loi.
5.2 Sécurité du compte : L'Utilisateur garde ses identifiants et son téléphone d'authentification pour lui. Toute action faite depuis son compte est réputée faite par lui. En cas d'usage non autorisé, il prévient sans délai l'administrateur de son établissement et, pour un compte de l'espace client, l'Éditeur (Écrire à l'équipe). Chaque poste auquel l'établissement a donné des droits reçoit, par son serveur, toutes les données de l'établissement ; l'écran n'en affiche que ce que la fonction et le périmètre de l'utilisateur lui permettent de voir. L'Utilisateur verrouille sa session et ne laisse pas un poste ouvert à la vue d'un tiers.
5.3 Comportements interdits : Il est interdit de :

utiliser le Service à des fins illicites, frauduleuses ou contraires à l'ordre public ;
contourner les mesures de sécurité ou les limites du plan souscrit ;
décompiler, désassembler ou procéder à la rétro-ingénierie du Service, sous réserve des droits que l'article L. 122-6-1 du Code de la propriété intellectuelle reconnaît à l'utilisateur légitime ;
perturber le fonctionnement du Service ou des serveurs ;
stocker ou transmettre des contenus illicites par le Service ;
extraire des données du Service pour développer un service concurrent ;
partager ses identifiants avec une personne que le Client n'a pas autorisée.

5.4 Contenus transmis à l'Éditeur : L'Utilisateur ne transmet que les informations nécessaires à sa demande. Le formulaire de contact, les messages d'assistance et leurs pièces jointes ne doivent contenir aucune donnée personnelle de salariés : ni donnée RH, ni donnée de santé, ni document RH. Une donnée personnelle reçue par erreur est supprimée par l'Éditeur dès réception, et l'utilisateur en est prévenu.

Article 6 : Contenu de l'Utilisateur

6.1 Propriété : L'Utilisateur, et le Client dont il dépend, conservent tous leurs droits sur le Contenu. L'Éditeur ne revendique aucun droit sur ce Contenu.
6.2 Responsabilité : L'Utilisateur est seul responsable du Contenu qu'il saisit, notamment de sa licéité, de son exactitude et du respect des droits des tiers et de la réglementation (RGPD, Code du travail).
6.3 Sauvegarde : Le Client est responsable de la sauvegarde régulière de ses données, sur son serveur comme sur ses postes. L'Éditeur recommande la fonction d'export intégrée (JSON, CSV) et la sauvegarde intégrale chiffrée du logiciel.

Article 7 : Propriété intellectuelle

Le Service effectivo, son code, son interface, sa documentation, ses algorithmes et son design sont protégés par le Code de la propriété intellectuelle (articles L. 111-1 et suivants). L'utilisation du Service ne confère à l'Utilisateur aucun droit de propriété intellectuelle ; seul un droit d'utilisation non exclusif lui est accordé, dans les limites du plan souscrit par le Client.

Article 8 : Disponibilité

8.1 Coupure réseau : En cas de coupure réseau, le Service reste disponible sur le poste, sous réserve de son bon fonctionnement ; les modifications sont transmises au serveur de l'établissement à la reconnexion.
8.2 Serveur de l'établissement : Le serveur est installé et exploité par le Client, sur l'infrastructure qu'il choisit. Sa disponibilité relève du Client ; l'Éditeur ne prend aucun engagement de niveau de service à ce titre. L'Éditeur reste tenu de fournir le logiciel dans les conditions de l'article 4 et l'assistance prévue à l'article 7 des CGV.
8.3 Maintenance : L'Éditeur peut suspendre temporairement l'accès aux services qu'il héberge (espace client, licences, assistance) pour maintenance, avec un préavis de 72 heures dans la mesure du possible. Ces suspensions n'affectent ni l'usage du logiciel sur le serveur et les postes du Client, ni l'échange des données entre eux.
8.4 Assistant : L'assistant intégré au logiciel est fait de questions et de réponses préparées : il ne repose sur aucun modèle de langage et n'est pas un service de conseil automatisé. Il peut orienter vers le formulaire de contact.

Article 9 : Données personnelles

Le traitement des données personnelles des Utilisateurs est décrit dans la Politique de confidentialité (section 4).
Le Client reste responsable de traitement des données personnelles qu'il saisit dans le Service, y compris les données RH. Pour ses propres traitements (comptes de l'espace client, licences, assistance), l'Éditeur agit en qualité de responsable de traitement, dans les conditions de l'article 9 des CGV ; les données RH ne lui sont jamais transmises.

Article 10 : Limitation de responsabilité

10.1 : Le Service est fourni « en l'état ». L'Éditeur s'efforce d'en assurer la fiabilité et la sécurité, sans garantir l'absence de tout dysfonctionnement.
10.2 : L'Éditeur n'est pas responsable de la perte de données stockées chez le Client (serveur ou poste) causée par une défaillance du matériel, du navigateur ou du système, ou par une manipulation de l'Utilisateur.
10.3 : Les limitations et exclusions de responsabilité sont celles de l'article 10 des CGV.

Article 11 : Suspension et fin

11.1 Suspension : L'Éditeur peut suspendre un compte de l'espace client en cas de violation des présentes CGU, d'usage frauduleux ou abusif, ou à la demande du Client. Les comptes de travail sont administrés par le Client sur son serveur : c'est lui qui les suspend ou les supprime.
11.2 Fin de la licence : Quand la clé de licence arrive à échéance, y compris faute de paiement, ou à la fin de la licence, le logiciel passe en lecture seule : les données restent lisibles et exportables, sans limite de durée (Conditions de licence, articles 4 et 10). Les comptes de l'espace client tenus par l'Éditeur sont supprimés un an après la fin de la licence (CGV, article 11.4).
11.3 Export : Le Client peut exporter ses données à tout moment ; la réversibilité est décrite à l'article 11.4 des CGV.

Article 12 : Modifications des CGU

L'Éditeur peut modifier les présentes CGU. Chaque nouvelle version porte un nouveau numéro et une nouvelle date ; l'ancienne est gardée. Les modifications substantielles sont annoncées aux Utilisateurs par courriel ou dans le Service au moins trente jours avant leur entrée en vigueur.
Toute nouvelle version est présentée au titulaire d'un compte de l'espace client à sa connexion suivante ; l'accès reprend après son acceptation, enregistrée avec sa version.
Pour les comptes de travail, le Client accepte chaque nouvelle version pour son personnel dans l'espace client ; les CGU restent consultables depuis l'écran de connexion du serveur de l'établissement.

Article 13 : Droit applicable

Les présentes CGU sont soumises au droit français. En cas de litige, les parties cherchent une solution amiable. À défaut d'accord dans un délai de trente jours, la juridiction compétente dépend de la qualité du Client :

personne morale de droit public (notamment un établissement public de santé) : le contrat est administratif et le litige relève de la juridiction administrative compétente ; aucune clause attributive de compétence ne peut y déroger ;
professionnel de droit privé : Tribunal de commerce de Reims.

CoLabFlow SASU (en cours d'immatriculation), capital, SIREN, RCS et TVA en attente
Siège social : 1 rue Charlier, 51100 Reims, France
Contact : Écrire à l'équipe ; Téléphone : en attente
Dernière mise à jour : 27 septembre 2026

3. Conditions Générales de Vente (CGV)

Version : 1.0, 27 septembre 2026

Préambule

Les présentes Conditions Générales de Vente (CGV) régissent les relations contractuelles entre CoLabFlow SASU (en cours d'immatriculation), dont le siège est 1 rue Charlier, 51100 Reims, France, représentée par M. Brice Béchet, Président (ci-après « l'Éditeur »), et toute personne morale qui souscrit un plan du service effectivo (ci-après « le Client »). Capital, SIREN, RCS et numéro de TVA : en attente, jusqu'à l'immatriculation.
Aucun plan payant n'est vendu, et aucune facture n'est émise, avant l'immatriculation de la société.
effectivo est un logiciel professionnel de gestion et de pilotage des effectifs (planification stratégique des effectifs) édité par l'Éditeur et concédé sous licence par abonnement annuel. C'est une application web progressive servie par un serveur que le Client installe chez lui : l'Éditeur n'héberge aucune donnée RH du Client.
Les présentes CGV s'appliquent exclusivement aux relations entre professionnels, au sens des articles L. 441-1 et suivants du Code de commerce. Le Client est une organisation, publique ou privée ; le service n'est pas vendu à des consommateurs, et les dispositions du Code de la consommation qui leur sont propres (droit de rétractation, médiation de la consommation) ne s'appliquent pas.

Article 1 : Définitions

« Service » : le logiciel effectivo, avec les modules accessibles selon le plan souscrit.
« Plan » : le niveau d'abonnement souscrit, qui fixe les fonctionnalités accessibles et les limites d'utilisation.
« Serveur de l'établissement » : le serveur effectivo que le Client installe et exploite ; le Service s'utilise toujours depuis lui.
« Clé de licence » : le fichier signé qui ouvre le Service sur le serveur de l'établissement pour une période donnée (Conditions de licence, section 5).
« Données Client » : les données, personnelles ou non, saisies, importées ou produites par le Client dans le Service.
« Utilisateur » : toute personne physique autorisée par le Client à accéder au Service.

Article 2 : Objet

Les présentes CGV définissent les conditions dans lesquelles l'Éditeur met le Service à disposition du Client, et les droits et obligations de chaque partie.

Article 2 bis : Formation du contrat

L'essai est formé par l'accord d'essai, d'une page, signé par le Client puis contre-signé par l'Éditeur avant l'ouverture de l'essai ; sa signature vaut acceptation des présentes CGV, des CGU et de la Politique de confidentialité, dans les versions citées par l'accord (article 4.3).
La licence payante est formée par la signature du bon de commande par le Client ; elle vaut acceptation des présentes CGV dans la version citée par le bon de commande.
Le contrat se compose, par ordre de priorité : du bon de commande, de l'accord d'essai signé le cas échéant, des présentes CGV, des Conditions de licence (section 5), des CGU (section 2) et de la Politique de confidentialité (section 4), publiées sur cette page, ainsi que, s'il a été signé, de l'accord de sous-traitance limité à une intervention d'assistance (article 9.1). Ces documents prévalent sur les conditions générales d'achat du Client, sauf accord écrit contraire ; pour un acheteur public, les règles de l'article 4.8 s'appliquent.

Article 3 : Description du Service

3.1 Fonctionnalités : effectivo est un logiciel de planification stratégique des effectifs, organisé en domaines fonctionnels : personnes, postes, structure de l'organisation, contrats, absences, remplacements, fins de contrat, prévisions d'effectifs, valorisation en coût théorique, listes de référence, effectifs cibles, scénarios, simulations, tableaux de bord, rapports et indicateurs RH, import et export, partage entre les postes de l'équipe, droits d'accès par rôle, analyses et cartographie des talents.
3.2 Serveur de l'établissement : Le Service s'utilise toujours depuis le serveur que le Client installe, même pour un seul Utilisateur. Ce serveur fonctionne sous Linux seulement, sur une machine de l'établissement ou sur un serveur loué par le Client chez un hébergeur européen ; un serveur loué doit être chez un hébergeur certifié pour l'hébergement de données de santé (HDS). Il reste sous le contrôle du Client ; les données sont stockées sur lui et dans le navigateur des postes (IndexedDB). L'application servie par l'Éditeur à l'adresse app.effectivo.fr est une démonstration, avec des données fictives : aucun Client n'y travaille. Une connexion internet permanente n'est pas nécessaire : en cas de coupure entre un poste et le serveur, l'Utilisateur continue de travailler sur le poste, et les modifications sont transmises au serveur à la reconnexion, sous réserve de la compatibilité et de l'intégrité de l'installation.
3.3 Partage entre les postes : Le serveur de l'établissement, inclus dans tous les plans, partage les données entre les postes de l'équipe. Les données RH qu'il échange avec les postes sont chiffrées par une clé propre à l'établissement, que le serveur ne connaît pas ; seules les données qui organisent les droits lui restent lisibles, pour contrôler les modifications : les rôles, les profils des utilisateurs et l'organigramme. Les données restent sous le contrôle du Client ; l'Éditeur ne fournit aucun hébergement centralisé.

Article 4 : Plans et tarification

4.1 Plans disponibles

Plan	Prix annuel HT (tarif de lancement)	Collaborateurs	Utilisateurs	Serveur de l'établissement
Essentiel	1 990 EUR	200	3	Inclus
Professionnel	4 990 EUR	500	5	Inclus
Entreprise	6 990 EUR	5 000	10	Inclus
Grand Compte	9 990 EUR	Illimité	20	Inclus

4.1.1 Définitions : Un « collaborateur » est une personne physique gérée dans le logiciel (fiche, contrat, affectation). Un « utilisateur » est un compte qui permet d'accéder au logiciel. Le nombre d'utilisateurs peut être augmenté sur demande auprès de l'Éditeur.
4.1.2 Serveur de l'établissement : Tous les plans incluent le serveur effectivo, que le Client installe et exploite sur son infrastructure (article 3.2). La première installation est incluse, en une séance en visio, pendant l'essai comme après la commande. Toute autre intervention de l'Éditeur se fait sur devis, à 700 EUR HT par jour. Les données restent sur l'infrastructure du Client ; l'Éditeur n'accède à aucune donnée métier.
4.1.3 TVA : Les prix sont indiqués hors taxes, en euros. La TVA française au taux en vigueur le jour de la facturation (aujourd'hui 20 %) s'applique aux clients établis en France. Pour un client assujetti établi dans un autre État membre de l'Union européenne, qui fournit un numéro de TVA intracommunautaire valide, la TVA est autoliquidée par le client (article 196 de la directive 2006/112/CE ; article 283-2 du Code général des impôts ; mention « Autoliquidation » sur la facture). Pour un client établi hors de l'Union européenne, la TVA n'est pas applicable (article 259-1 du Code général des impôts).
4.2 Tarif de lancement : Les prix de l'article 4.1 sont ceux du tarif de lancement, réservé aux abonnements souscrits au plus tard le 30 juin 2027. Ce tarif reste acquis à chaque renouvellement tant que l'abonnement n'est pas interrompu. Après une interruption, une nouvelle souscription se fait aux prix alors en vigueur. Aucune autre réduction de prix n'est consentie. Aucun escompte n'est accordé pour paiement anticipé.
4.3 Essai : L'essai est ouvert par l'accord d'essai (article 2 bis), contre-signé par l'Éditeur. Il dure trente jours calendaires à compter de la date écrite dans l'accord, le jour où le serveur de l'établissement fonctionne, dernier jour inclus ; il est gratuit et sans engagement. Il n'est ni prolongé ni reconduit. Un seul essai est ouvert par établissement, reconnu par son numéro SIRET, même lorsque l'essai est devenu une licence. La première installation du serveur est incluse (article 4.1.2). Pendant l'essai, l'Éditeur ne reçoit aucune donnée RH du Client ; il l'accompagne en visio. Les pièces jointes au support ne doivent contenir aucune donnée personnelle. L'Éditeur propose un point d'étape vers le vingtième jour. Au terme de l'essai, le logiciel passe en lecture seule : les données restent consultables et exportables, mais ne peuvent plus être créées ni modifiées, jusqu'à la signature d'un bon de commande. Aucun abonnement payant ne naît sans bon de commande accepté. Le Client peut arrêter l'essai à tout moment, sans frais ni justification.
4.4 Facturation, paiement et clé de la période payée : La facturation est annuelle. Les factures sont émises sous forme électronique par la plateforme Pennylane. Le paiement se fait par virement bancaire ; un client de droit privé qui le demande peut régler par prélèvement SEPA interentreprises. Le délai de paiement est de trente jours à compter de la date d'émission de la facture.
La clé de licence couvre la période payée. À la souscription, puis à chaque renouvellement, elle vaut jusqu'au délai de paiement applicable (article 4.4, ou 4.8 pour un acheteur public) augmenté de trente jours de grâce. À réception du paiement, la clé vaut jusqu'à l'échéance de l'année. La clé ne s'obtient jamais par une connexion obligatoire : le serveur la récupère s'il y est autorisé, sinon le Client la télécharge depuis son espace client (article 5.2).
L'abonnement est reconduit tacitement par périodes d'un an, dans les conditions de l'article 11.2. L'Éditeur adresse un rappel aux administrateurs du compte du Client quatre-vingt-dix jours avant l'échéance lorsque le Client est une personne morale de droit public, afin de lui laisser le temps d'engager les crédits, et soixante jours avant l'échéance dans les autres cas.
4.5 Révision des prix : L'Éditeur peut réviser ses prix une fois par an. Le Client est informé de toute modification au moins soixante jours avant la date de renouvellement. Le tarif de lancement reste acquis dans les conditions de l'article 4.2.
4.6 Retard de paiement : Conformément à l'article L. 441-10 du Code de commerce, tout retard de paiement entraîne de plein droit, sans rappel, des pénalités de retard au taux de refinancement le plus récent de la Banque centrale européenne majoré de dix points de pourcentage, sans pouvoir être inférieur à trois fois le taux d'intérêt légal, et une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de quarante euros (article D. 441-5 du Code de commerce). Une indemnisation complémentaire peut être demandée sur justification lorsque les frais exposés dépassent ce montant.
4.7 Défaut de paiement : Aucune coupure n'intervient pendant une période couverte par la clé de licence. Si une facture reste impayée à l'échéance de la clé de la période, et après une mise en demeure adressée par lettre recommandée avec accusé de réception ou par tout moyen écrit donnant date certaine, l'Éditeur ne remet aucune nouvelle clé. À l'échéance de la clé en cours, le logiciel passe en lecture seule : les données restent consultables et exportables, sur l'infrastructure du Client. Les sommes dues restent exigibles. Une nouvelle clé est remise à réception du paiement intégral. L'Éditeur peut aussi résilier le contrat pour manquement grave (article 11.3).
4.8 Client acheteur public : Lorsque le Client est un acheteur soumis au Code de la commande publique, les règles de ce code s'appliquent de plein droit et prévalent sur les articles 4.4 et 4.6 :

délai de paiement : cinquante jours pour un établissement public de santé ou un établissement du service de santé des armées, trente jours pour les autres acheteurs publics ;
intérêts moratoires au taux de refinancement le plus récent de la Banque centrale européenne majoré de huit points de pourcentage, et indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de quarante euros, versés dans les quarante-cinq jours suivant le paiement du principal ;
facture déposée par l'Éditeur sur le portail Chorus Pro ;
paiement par virement (mandat administratif) seulement : ni prélèvement, ni carte ;
rien n'est activé sans commande écrite (bon de commande, engagement ou marché) portant le SIRET du destinataire de la facture, le code service et le numéro d'engagement.

La clé de la période vaut, pour un acheteur public, jusqu'à ce délai de paiement augmenté de trente jours de grâce (article 4.4).

Article 5 : Licence d'utilisation

5.1 Octroi : L'Éditeur concède au Client une licence d'utilisation nominative, non exclusive, non transférable et non cessible, pour la durée du contrat et dans les limites du plan souscrit.
5.2 Activation : Le Service s'active par la clé de licence, vérifiée par le serveur de l'établissement lui-même (Conditions de licence, section 5). Pour récupérer la clé de la période payée, le serveur contacte effectivo.fr une fois par jour : il transmet sa licence (code, plan, nombre d'utilisateurs, échéance et signature), et l'Éditeur reçoit l'adresse IP du serveur ; jamais de donnée RH. Si ce contact échoue, le serveur continue de fonctionner avec la clé installée. Le Client peut désactiver ce contact en laissant vide le paramètre LICENCE_RENOUVELLEMENT_URL ; il télécharge alors la clé depuis son espace client.
5.3 Restrictions : Il est interdit au Client :

de sous-licencier, céder, louer ou prêter le Service à un tiers ;
de décompiler, désassembler ou procéder à la rétro-ingénierie du Service, sous réserve des droits que l'article L. 122-6-1 du Code de la propriété intellectuelle reconnaît à l'utilisateur légitime : observer le fonctionnement du logiciel, en faire une copie de sauvegarde, obtenir les informations nécessaires à l'interopérabilité après les avoir demandées à l'Éditeur ;
de copier le Service, ou d'en reproduire les éléments, au-delà de ce que permettent les Conditions de licence ;
d'utiliser le Service au-delà des limites du plan souscrit ;
d'extraire des données du Service pour développer un service concurrent.

5.4 Confidentialité technique : Le code, l'architecture, les clés, la documentation technique et les informations non publiques sur le fonctionnement du Service sont des informations confidentielles de l'Éditeur. Le Client ne les communique pas à un tiers, sauf dans la mesure permise par l'article L. 122-6-1 du Code de la propriété intellectuelle. Cette obligation dure pendant le contrat et deux ans après sa fin.
5.5 Licence résiduelle : Après la fin du contrat, le Client garde le droit de lire ses données et de les exporter avec le logiciel, sans limite de durée (article 11.4). Ce droit ne comprend ni la création ni la modification de données.

Article 6 : Obligations du Client

6.1 Responsable de traitement : Le Client est et reste responsable de traitement, au sens du RGPD, des données personnelles qu'il saisit ou importe dans le Service.
6.2 Utilisation conforme : Le Client utilise le Service conformément aux présentes CGV, à la documentation technique et à la loi.
6.3 Sécurité : Le Client est responsable de la sécurité de ses accès (identifiants, téléphones d'authentification, clé de licence, clé de synchronisation de l'établissement) et de la sauvegarde de ses données, sur son serveur et sur ses postes.

Article 7 : Obligations de l'Éditeur

7.1 Mise à disposition : L'Éditeur met le Service à disposition du Client dans les limites du plan souscrit. Aucun accord de niveau de service (SLA) n'est inclus : un tel engagement ne produit effet que s'il fait l'objet d'un document distinct, mesurable et expressément accepté.
7.2 Maintenance et mises à jour : Le serveur de l'établissement ne télécharge ni n'installe aucune mise à jour de lui-même : toute montée de version passe par une action explicite du Client. L'application web se met à jour à son rechargement, depuis le serveur de l'établissement qui la sert ; aucun code n'est téléchargé depuis l'infrastructure de l'Éditeur. L'Éditeur peut mettre à disposition de nouvelles versions ; les présentes CGV ne promettent aucun délai de correction.
7.3 Assistance : L'assistance se fait par messagerie, depuis l'espace client. Objectif de réponse indicatif : deux jours ouvrés, pour tous les plans. Cet objectif n'est pas un engagement de niveau de service et ne suppose aucune permanence.

Article 8 : Propriété intellectuelle

8.1 Droits de l'Éditeur : Le Service effectivo, y compris son code source, son architecture, sa documentation, ses algorithmes et son interface, est protégé par le Code de la propriété intellectuelle (articles L. 111-1 et suivants). Le contrat ne transfère au Client aucun de ces droits.
8.2 Données Client : Le Client conserve tous ses droits sur les Données Client. L'Éditeur ne revendique aucun droit sur ces données.

Article 9 : Protection des données personnelles

9.1 Qualité des parties : Le Client est et reste responsable de traitement, au sens de l'article 4.7 du RGPD, des données personnelles saisies, importées ou produites dans le Service, y compris les données RH, et notamment celles relatives à la santé, qu'il choisit d'y porter. Pour ses propres traitements (compte commercial, licence, facturation, assistance, prospection), l'Éditeur est responsable de traitement : il en fixe seul les finalités et les durées de conservation. L'Éditeur n'agit comme sous-traitant, au sens de l'article 4.8 du RGPD, que dans le cas particulier d'une intervention d'assistance qui le conduirait à traiter des données personnelles pour le compte du Client ; cette intervention est alors encadrée par un accord de sous-traitance distinct (DPA support limité) et sa fiche d'intervention. Aucun accès aux données du Client n'est inclus par défaut. Les données RH ne lui sont jamais transmises : il n'en est ni responsable de traitement, ni sous-traitant.
9.2 Données RH : aucun transit par les serveurs de l'Éditeur : Le Client saisit ses données RH dans le Service ; l'Éditeur ne les collecte jamais. Elles sont stockées sur le serveur de l'établissement et dans le navigateur de ses postes (IndexedDB). Les messages et les pièces jointes d'une demande d'assistance sont hébergés chez l'Éditeur : ils ne doivent contenir aucune donnée personnelle de salariés (CGU, article 5.4) ; une donnée reçue par erreur est supprimée dès réception, et l'utilisateur en est prévenu. Ils s'ouvrent par accès authentifié seulement (l'espace client pour l'Utilisateur, la console d'administration pour l'Éditeur) ; ils ne sont jamais recopiés dans un courriel, qui signale seulement qu'un nouveau message attend. Messages et fichiers sont supprimés trois ans après la clôture de la demande ; une demande restée ouverte sans activité pendant douze mois est close d'elle-même. L'Éditeur conserve par ailleurs les informations nécessaires aux comptes de l'espace client (Politique de confidentialité, article 3.1).
9.3 Engagements de l'Éditeur : Pour ses propres traitements (article 9.1), l'Éditeur respecte les obligations du responsable de traitement : information des personnes, limitation des finalités et des durées, sécurité au sens de l'article 32 du RGPD, réponse aux demandes d'exercice des droits adressées par « Écrire à l'équipe ». Dans le seul cas d'une intervention d'assistance le conduisant à traiter des données pour le compte du Client, l'Éditeur s'engage, conformément à l'article 28 du RGPD, à : (i) traiter les données uniquement sur instruction documentée du Client ; (ii) garantir la confidentialité des personnes autorisées à les traiter ; (iii) prendre les mesures de sécurité requises par l'article 32 du RGPD ; (iv) respecter les conditions de recours à un sous-traitant ultérieur ; (v) aider le Client à répondre aux demandes d'exercice des droits ; (vi) aider le Client pour la notification des violations et les analyses d'impact ; (vii) supprimer ou restituer les données au terme de l'intervention ; (viii) mettre à disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer la conformité.
9.4 Sous-traitants de l'Éditeur : La liste des sous-traitants de l'Éditeur est publiée dans la Politique de confidentialité (article 6). L'Éditeur informe le Client de tout projet de modification de cette liste trente jours à l'avance ; le Client peut s'y opposer pour un motif légitime.
9.5 Notification de violation : En cas de violation de données personnelles, l'Éditeur notifie le Client sans délai, et au plus tard soixante-douze heures après en avoir pris connaissance, conformément à l'article 33 du RGPD.
9.6 Localisation des données : Les données que l'Éditeur héberge (comptes de l'espace client, licences, assistance) sont stockées en France, chez OVH SAS. Pour la maintenance et la sécurité, OVHcloud peut y accéder à distance depuis des sociétés de son groupe situées dans l'Union européenne, au Canada et au Royaume-Uni, pays reconnus par la Commission européenne comme offrant une protection adéquate ; ces accès sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission. Les données RH n'étant pas transmises à l'Éditeur, leur localisation résulte du choix du Client : une machine de l'établissement, ou un serveur loué chez un hébergeur européen certifié HDS (article 3.2). Il appartient au Client de vérifier la conformité de cet hébergeur, et que la certification vaut pour l'offre qu'il achète.

Article 10 : Responsabilité

10.1 Plafond : Sous réserve de l'article 10.4, la responsabilité de l'Éditeur au titre du contrat ne peut dépasser, toutes causes confondues, le montant des sommes versées par le Client au cours des douze mois précédant le fait générateur du dommage. Pendant un essai, qui ne donne lieu à aucun versement, ce plafond est fixé à cinq cents euros : un plafond nul équivaudrait à une exonération totale de responsabilité et serait réputé non écrit.
10.2 Exclusions : Sous réserve de l'article 10.4, l'Éditeur n'est pas responsable :

des dommages indirects, y compris les pertes de données, de chiffre d'affaires, de bénéfices, de clientèle, d'image ou d'exploitation ;
de la perte de données stockées sur l'infrastructure du Client (poste ou serveur) causée par une défaillance du matériel, du navigateur, du système d'exploitation ou par une manipulation de l'Utilisateur ;
d'une utilisation non conforme du Service par le Client ou ses Utilisateurs ;
d'un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil ;
du fait d'un tiers au contrat (notamment fournisseurs d'accès à internet, hébergeurs, navigateurs, systèmes d'exploitation).

10.3 Sauvegarde : Le Client fait et teste ses sauvegardes ; l'Éditeur n'en garantit pas l'exécution. L'Éditeur recommande la sauvegarde intégrale chiffrée du logiciel (chiffrement AES-GCM 256 bits, protégée par un mot de passe choisi par l'Utilisateur) et l'export intégré (JSON, CSV).
10.4 Exceptions au plafond : Les limitations et exclusions des articles 10.1 et 10.2 ne s'appliquent pas en cas de :

faute lourde ou dolosive de l'Éditeur ;
manquement à une obligation essentielle qui viderait le contrat de sa substance ;
dommage corporel causé à une personne physique ;
manquement de l'Éditeur à ses obligations en matière de protection des données personnelles.

10.5 Assurance : L'Éditeur souscrit une assurance responsabilité civile informatique et cyber, sans exclusion de la perte de données ni des données de santé, avant l'émission de la première facture. Les références de la police (assureur, numéro, plafond) sont communiquées au Client qui les demande.

Article 11 : Durée, renouvellement et fin

11.1 Durée : Le contrat est conclu pour un an à compter de la date de souscription.
11.2 Renouvellement tacite : Sauf opposition de l'une des parties, le contrat est reconduit tacitement par périodes d'un an, aux conditions en vigueur. L'opposition se notifie par lettre recommandée avec accusé de réception, ou par courriel avec accusé de réception, reçu au moins trente jours avant la date d'échéance : par le Client, au siège de l'Éditeur (CoLabFlow, 1 rue Charlier, 51100 Reims) ou par « Écrire à l'équipe » ; par l'Éditeur, à l'adresse de facturation du Client. La date de réception fait foi. Une opposition reçue moins de trente jours avant l'échéance n'empêche pas la reconduction : elle est conservée et vaut pour l'échéance suivante. L'Éditeur confirme au Client, par courriel, la date de réception de son opposition et la date de fin de la licence. L'opposition prend effet à l'échéance et n'affecte pas la période en cours ; le Service ne propose pas de résiliation en ligne.
11.3 Résiliation pour manquement : Chaque partie peut résilier le contrat en cas de manquement grave de l'autre partie, non réparé dans les trente jours suivant une mise en demeure adressée par lettre recommandée avec accusé de réception, par courriel avec accusé de réception ou par tout moyen écrit donnant date certaine. Un impayé persistant après la mise en demeure est un manquement grave. La résiliation arrête la reconduction et la remise de nouvelles clés ; elle ne raccourcit jamais la clé en cours, qui court jusqu'à son échéance.
11.4 Réversibilité et restitution des données : Les données RH n'ayant jamais quitté l'infrastructure du Client (article 9.2), leur restitution ne se pose pas : le Client en dispose déjà, et les exporte avec la fonction intégrée au Service.

Format : export structuré, lisible par machine, dans des formats ouverts : JSON et CSV (UTF-8). La sauvegarde intégrale peut être chiffrée (AES-GCM 256 bits, mot de passe conservé par le Client) ; l'archive ZIP globale, prévue pour la réversibilité, n'est pas chiffrée : il revient au Client de la protéger une fois téléchargée.
Périmètre : les données saisies, importées et produites par le Client (collaborateurs, postes, contrats, absences, indicateurs, scénarios, paramétrages, journaux d'audit).
Continuité : le logiciel passe en lecture seule ; les données restent sur l'infrastructure du Client ; aucune suppression n'intervient le jour de la fin de la licence.
Lecture seule : plus rien ne s'enregistre tant qu'une nouvelle clé n'est pas remise ; les données existantes restent lisibles et exportables, sans limite de durée.
Données tenues par l'Éditeur : un an après la fin de la licence, l'Éditeur supprime les comptes de l'espace client rattachés, leurs données et la fiche de la licence ; les demandes d'assistance sont alors détachées des comptes (nom de l'expéditeur retiré, pièces jointes effacées), puis supprimées trois ans après la clôture de chaque demande. Seule une trace minimale (le SIRET de l'établissement et la date de son premier essai, sans donnée personnelle) est gardée sans limite de durée, pour appliquer la règle d'un essai par établissement. L'Éditeur fournit une attestation de suppression sur demande. Cette suppression n'emporte pas les données RH, qui restent sur l'infrastructure du Client, lisibles et exportables par les comptes de travail de son serveur.
Coût : la procédure de réversibilité standard est gratuite. Une assistance à la migration vers un autre outil peut être facturée sur devis.

Article 12 : Confidentialité

Chaque partie traite comme confidentielles les informations échangées dans le cadre du contrat et ne les divulgue pas à un tiers sans l'accord écrit de l'autre partie. Cette obligation dure pendant le contrat et deux ans après sa fin. La confidentialité technique du Service est régie par l'article 5.4.

Article 13 : Force majeure

Aucune partie n'est responsable d'une inexécution causée par un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil. La partie qui l'invoque en informe l'autre dans les meilleurs délais.

Article 14 : Dispositions générales

14.1 Intégralité : Les documents listés à l'article 2 bis constituent l'intégralité de l'accord entre les parties et remplacent tout accord antérieur.
14.2 Nullité partielle : Si une clause est déclarée nulle ou inapplicable, les autres gardent leur plein effet.
14.3 Cession : Le Client ne peut céder le contrat sans l'accord écrit préalable de l'Éditeur.
14.4 Versions : Chaque version des présentes CGV porte un numéro et une date ; l'ancienne est gardée. La version qui s'applique est celle que cite l'accord d'essai ou le bon de commande. Une nouvelle version s'applique au renouvellement suivant, si elle a été notifiée au Client au moins soixante jours avant l'échéance ; le Client qui la refuse peut s'opposer à la reconduction (article 11.2).

Article 15 : Couverture géographique

Le Service est destiné aux clients établis en France (métropole et outre-mer) et dans l'Union européenne. L'accès au site et aux services de l'Éditeur est restreint depuis certains pays, pour des raisons de sécurité ; la liste est communiquée sur demande. Cette restriction est appliquée au niveau du réseau par Cloudflare, prestataire de l'Éditeur (Politique de confidentialité, article 6) ; l'Éditeur peut la modifier à tout moment, selon l'évolution des menaces.

Article 16 : Droit applicable et juridiction

Les présentes CGV sont soumises au droit français. En cas de litige, les parties cherchent une solution amiable. À défaut d'accord dans un délai de trente jours, la juridiction compétente dépend de la qualité du Client :

personne morale de droit public (notamment un établissement public de santé) : le contrat est administratif et le litige relève de la juridiction administrative compétente ; aucune clause attributive de compétence ne peut y déroger ;
professionnel de droit privé : Tribunal de commerce de Reims.

4. Politique de confidentialité

Version : 1.0, 27 septembre 2026

Article 1 : Responsable de traitement

CoLabFlow SASU (en cours d'immatriculation) : société par actions simplifiée unipersonnelle en cours d'immatriculation ; capital, SIREN, RCS, TVA et code NAF en attente.
Siège social : 1 rue Charlier, 51100 Reims, France. Téléphone : en attente.
Représentant légal : M. Brice Béchet, Président.
Point de contact pour la protection des données : Écrire à l'équipe ; courrier : Protection des données, CoLabFlow SASU, 1 rue Charlier, 51100 Reims.
Délégué à la protection des données, l'Éditeur n'a pas désigné de délégué à la protection des données : ses propres traitements (comptes, licences, assistance) ne portent pas sur des données RH, qu'il ne reçoit pas. M. Brice Béchet assure la fonction de référent et répond aux questions par les coordonnées ci-dessus. Cette situation sera réexaminée si l'activité évolue.

Article 2 : Objet

La présente politique informe les utilisateurs du site effectivo.fr et du logiciel effectivo de la façon dont leurs données personnelles sont collectées et traitées, conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (loi Informatique et libertés).

Article 3 : Données traitées

3.1 Comptes de l'espace client

Nom, prénom, adresse électronique, organisation, rôle, tenue du compte (exécution du contrat).
Empreinte du mot de passe (jamais le mot de passe), authentification.
Secret de double authentification, chiffré, et empreintes des codes de secours, authentification.
Pour l'établissement : SIRET, qualité de l'acheteur, code service Chorus Pro, numéro d'engagement, adresse du service qui reçoit les factures, gestion du contrat et facturation.
Preuve de l'acceptation des conditions générales : version et empreinte du texte accepté, date, adresse IP, et empreinte de l'adresse électronique (jamais l'adresse elle-même), preuve du contrat (intérêt légitime).

3.1 bis Demandes d'ouverture et de démonstration

La demande d'ouverture d'un établissement collecte le nom de l'établissement, les nom, prénom, adresse électronique professionnelle et téléphone de la personne qui la fait, et, si elle les indique, sa fonction et son besoin.
Le formulaire de contact enregistre les nom, prénom, adresse électronique, organisation, effectif et message, et, si la personne les indique, sa fonction et son secteur.
Finalités : répondre à la demande ; la qualifier (à qui parler, dans quel secteur) ; savoir d'où vient le suivi commercial. Conservation : trois ans après le dernier échange, comme les autres contacts.
L'envoi de ces formulaires laisse une trace technique (adresse IP, navigateur), gardée trente jours, pour limiter les abus.
Base légale : mesures précontractuelles prises à la demande de la personne (article 6.1.b du RGPD).

3.2 Mesure d'audience du site
Le site effectivo.fr utilise Google Analytics 4 pour mesurer son audience (pages visitées, parcours, pays, terminal, durée de visite), seulement avec votre consentement. L'anonymisation de l'adresse IP est demandée ; les signaux Google et la personnalisation publicitaire sont désactivés. Aucun recoupement n'est fait avec d'autres traitements de l'Éditeur.
Base légale : consentement (article 6.1.a du RGPD, article 82 de la loi Informatique et libertés), recueilli par le bandeau affiché à la première visite et retirable à tout moment par « Gérer les cookies », en pied de page. Refuser la mesure d'audience ne change rien à l'accès au site.
Dans le logiciel effectivo, aucune mesure d'audience n'est utilisée. Les erreurs sont journalisées dans le navigateur, sans envoi à un tiers.

3.3 Données RH (dans le logiciel)
Le Client saisit ses données RH (noms, postes, contrats, rémunérations, absences de ses salariés) dans le logiciel, sous sa responsabilité, en qualité de responsable de traitement. L'Éditeur ne les collecte jamais et n'y a pas accès : elles sont stockées sur le serveur de l'établissement et dans le navigateur de ses postes (IndexedDB).
Le serveur de l'établissement fonctionne sous Linux, sur une machine de l'établissement ou sur un serveur loué par l'établissement chez un hébergeur européen. Un serveur loué doit être chez un hébergeur certifié pour l'hébergement de données de santé (HDS), et le Client vérifie que la certification vaut pour l'offre qu'il achète.
Chaque poste auquel l'établissement a donné des droits reçoit, par son serveur, toutes les données de l'établissement ; l'écran n'en affiche que ce que la fonction et le périmètre de l'utilisateur lui permettent de voir. Le serveur contrôle les modifications, pas la lecture : les données ne sont pas cloisonnées d'un poste à l'autre. Les données RH échangées entre les postes et le serveur sont chiffrées par une clé propre à l'établissement, que le serveur ne connaît pas ; seules les données qui organisent les droits restent lisibles par le serveur, qui en a besoin pour contrôler les modifications : les rôles, les profils des utilisateurs et l'organigramme (structure de l'organisation).
Les données RH peuvent comprendre, sur décision du Client, des informations relatives à la santé des salariés (motifs d'absence tels que maladie, accident du travail, maternité ou paternité ; restrictions d'aptitude). Ce sont des catégories particulières au sens de l'article 9 du RGPD. Le Client qui les saisit en reste seul responsable, et s'assure de disposer d'une base légale adaptée (article 9.2.b du RGPD : obligations et droits propres au responsable de traitement en droit du travail, de la sécurité sociale et de la protection sociale).
Les messages et les pièces jointes d'une demande d'assistance sont hébergés chez l'Éditeur. Ils ne doivent contenir aucune donnée personnelle de salariés (CGU, article 5.4). Ils s'ouvrent par accès authentifié seulement (l'espace client pour l'utilisateur, la console d'administration pour l'Éditeur) et ne sont jamais recopiés dans un courriel, qui signale seulement qu'un nouveau message attend. Une donnée personnelle reçue par erreur (pièce jointe ou texte d'un message) est supprimée par l'Éditeur dès réception ; l'utilisateur en est prévenu par une note sur sa demande.

3.3 bis Assistant du logiciel
Le logiciel intègre un assistant de guidage, fait de questions et de réponses préparées. Il n'envoie à l'Éditeur ni conversation, ni identifiant de session, ni plan souscrit, ni page consultée, ni donnée RH : les échanges restent dans le navigateur. À chaque ouverture du logiciel, le navigateur télécharge l'arbre de questions de l'assistant depuis les serveurs de l'Éditeur (OVH, France) ; comme toute requête web, ce téléchargement transmet l'adresse IP, le navigateur et l'adresse du serveur de l'établissement. L'Éditeur n'en enregistre rien dans sa base. Aucun réglage ne permet aujourd'hui de couper ce téléchargement ; s'il échoue, l'assistant utilise l'arbre fourni avec le logiciel. L'application de démonstration (app.effectivo.fr) ne le télécharge pas. Le site effectivo.fr dispose d'un assistant distinct, qui n'est chargé sur aucune page à la date de la présente politique.

3.3 ter Clé de la période payée
Le serveur de l'établissement contacte effectivo.fr une fois par jour pour récupérer la clé de licence de la période payée. Il ne transmet que sa licence (code, plan, nombre d'utilisateurs, échéance et signature) ; l'Éditeur reçoit, comme pour toute connexion, l'adresse IP du serveur ; jamais de donnée RH. Seuls les échecs de ce contact sont journalisés, avec l'adresse IP et le navigateur, et conservés trente jours (article 5). Si le contact échoue, le serveur continue de fonctionner avec la clé installée. Le Client peut le désactiver en laissant vide le paramètre LICENCE_RENOUVELLEMENT_URL ; il télécharge alors la clé depuis son espace client. Base légale : exécution du contrat.

3.3 quater Un essai par établissement
Pour appliquer la règle d'un seul essai par établissement, l'Éditeur garde le numéro SIRET de l'établissement et la date de son premier essai, sans aucune autre donnée et sans donnée personnelle. Cette trace est gardée sans limite de durée, y compris après la suppression de la fiche de licence.

3.4 Aucune décision automatisée produisant des effets juridiques
L'Éditeur ne prend aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques pour une personne ou l'affectant de manière significative (article 22 du RGPD).
Les fonctions d'analyse du logiciel (score de risque de départ, matrice des talents à neuf cases, prévisions d'effectifs, plans de succession, analyse de la transformation des postes, valorisation en coût théorique) sont des outils d'aide à la décision, calculés sur les postes du Client, pour ses équipes RH et de direction. Elles ne prennent aucune décision : le Client garde l'entière maîtrise et la responsabilité des décisions RH qu'il prend en s'en aidant.

3.5 Données obligatoires ou facultatives
Les données de compte (nom, prénom, adresse électronique, mot de passe, organisation) sont nécessaires à l'exécution du contrat : sans elles, le compte ne peut pas être créé. Les autres données (fonction, secteur, besoin, effectif, message) sont facultatives ; le téléphone de la demande d'ouverture est demandé pour rappeler l'établissement.

Article 4 : Bases légales

4.1 Exécution du contrat ou mesures précontractuelles (article 6.1.b du RGPD) : création et tenue des comptes, clé de licence, assistance, courriels liés au compte ; réponse aux demandes d'ouverture et de contact.
4.2 Consentement (article 6.1.a du RGPD et article 82 de la loi Informatique et libertés) : mesure d'audience du site (Google Analytics 4), recueilli par le bandeau et retirable à tout moment.
4.3 Intérêt légitime (article 6.1.f du RGPD) : suivi de la relation commerciale, prospection entre professionnels, rappels liés à l'échéance d'une licence, preuve de l'acceptation des conditions, trace d'un essai par établissement ; sécurité du service : détection des fraudes, journal des connexions et des actions d'administration, limitation des abus (limitation de débit, piège anti-robots). Ces intérêts ont été mis en balance avec les droits des personnes, qui peuvent s'opposer au traitement pour un motif tenant à leur situation particulière.
4.4 Obligation légale (article 6.1.c du RGPD) : conservation des factures et des pièces comptables (article L. 123-22 du Code de commerce : dix ans), réponse aux réquisitions judiciaires et administratives.

Article 5 : Durées de conservation

Comptes de l'espace client : durée du contrat, puis un an après la fin de la licence.
Fiche de licence : un an après la fin de la licence.
Trace « un essai par établissement » (SIRET et date du premier essai) : sans limite de durée.
Factures : dix ans à compter de leur émission (article L. 123-22 du Code de commerce), émises et conservées par Pennylane, jamais dans le logiciel effectivo.
Mesure d'audience (Google Analytics 4) : cookie treize mois au plus ; données gardées par Google quatorze mois (réglage de Google Analytics 4).
Demandes de contact : trois ans après le dernier échange.
Demandes d'ouverture : un an après le dernier changement.
Assistant du site : douze mois après le dernier échange ; l'assistant du logiciel ne garde rien.
Journal des connexions, y compris les échecs du contact quotidien du serveur et les traces d'envoi des formulaires : trente jours.
Journal des comptes (invitations, rôles, mot de passe, double authentification et autres gestes sur les comptes) : un an.
Preuve de l'acceptation des conditions générales : sans limite de durée ; à la suppression du compte, elle est gardée, détachée de lui : elle ne porte que l'empreinte de l'adresse électronique, jamais l'adresse.
Assistance (demandes, messages et pièces jointes) : trois ans après la clôture de la demande. Une demande résolue sans réponse depuis quatorze jours est close d'elle-même ; une demande ouverte ou en cours sans aucune activité depuis douze mois aussi. À la suppression d'un compte, ses demandes sont détachées de lui (nom de l'expéditeur retiré) et ses pièces jointes effacées ; le texte des messages reste jusqu'à sa suppression.
Invitations : lien valable sept jours, utilisable une fois ; trace d'une invitation jamais utilisée supprimée trois mois après son expiration, celle d'une invitation utilisée douze mois après son utilisation.
Téléchargements du logiciel : adresse IP effacée après douze mois ; trace du téléchargement gardée jusqu'à un an après la fin de la licence.
Jetons de connexion, de réinitialisation et de validation : un mois après leur expiration.
Journal des actions d'administration (adresse, adresse IP et navigateur de l'administrateur) : un an.
Historique des tâches planifiées (sans donnée personnelle) : trois mois.

À l'échéance, les données sont supprimées ou anonymisées de façon irréversible. Les sauvegardes chiffrées de la base de l'Éditeur ne contiennent aucune donnée RH ; une donnée supprimée peut y subsister jusqu'à trente jours.

Article 6 : Destinataires

6.1 Personnel de l'Éditeur : seules les personnes habilitées de l'Éditeur accèdent aux données de compte et de facturation, dans la limite de leurs attributions et sous une stricte obligation de confidentialité.
6.2 Sous-traitants de l'Éditeur : pour ses propres traitements, l'Éditeur ne recourt qu'à des sous-traitants présentant des garanties suffisantes (article 28 du RGPD) :

Sous-traitant	Finalité	Localisation	Données traitées
OVH SAS	Hébergement du site, de l'API (comptes, licences, assistance), de l'arbre de l'assistant du logiciel, des sauvegardes chiffrées ; envoi des courriels liés aux comptes et à l'assistance, par la messagerie de l'hébergement	France (Roubaix, Gravelines, Strasbourg)	Données de compte (nom, prénom, adresse électronique) et d'assistance, jamais de données RH
Cloudflare, Inc.	Protection et acheminement du trafic d'effectivo.fr, d'app.effectivo.fr et de l'API : filtrage, restriction géographique d'accès (CGV, article 15), transmission de l'adresse IP réelle aux serveurs de l'Éditeur	Réseau mondial ; société aux États-Unis ; transferts encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne ; Cloudflare adhère au Data Privacy Framework UE-États-Unis	Adresse IP, en-têtes et métadonnées de connexion, aucune donnée RH
Pennylane	Émission des devis et des factures, sous forme électronique, et leur conservation pendant dix ans	Union européenne : hébergement chez AWS EMEA SARL dans l'Union européenne ; données de la plateforme de facturation agréée hébergées en France (Outscale, S3NS, Scalingo) ; aucun sous-traitant hors de l'Union européenne	Identité et coordonnées de facturation de l'établissement, devis et factures, aucune donnée RH
Google Ireland Ltd (Google Analytics 4)	Mesure d'audience du site, seulement après consentement	Union européenne / États-Unis (Data Privacy Framework, décision d'adéquation du 10 juillet 2023)	Données techniques de navigation, identifiant de session, aucune donnée nominative

Toute modification de cette liste est annoncée au Client par courriel ou dans le logiciel, trente jours à l'avance ; le Client peut s'y opposer pour un motif légitime. Sans opposition dans ce délai, la modification est réputée acceptée.
6.3 Paiement : le règlement se fait par virement bancaire ; un client de droit privé qui le demande peut régler par prélèvement SEPA interentreprises. Les deux sont opérés par la banque de l'Éditeur ; aucun prestataire de paiement tiers n'intervient.
6.4 Réquisitions : l'Éditeur peut devoir communiquer certaines données aux autorités administratives ou judiciaires, dans les conditions prévues par la loi. Toute communication de ce type est tracée.

Article 7 : Transferts hors de l'Union européenne

Les données que l'Éditeur héberge (comptes, licences, assistance) sont stockées en France, chez OVH SAS. Pour la maintenance et la sécurité, OVHcloud peut y accéder à distance depuis des sociétés de son groupe situées dans l'Union européenne, au Canada et au Royaume-Uni, pays reconnus par la Commission européenne comme offrant une protection adéquate ; ces accès sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission. Le site, l'application de démonstration et l'API passent par Cloudflare, Inc. (États-Unis), qui traite à ce titre les adresses IP et les métadonnées de connexion ; ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types, Cloudflare adhérant aussi au Data Privacy Framework UE-États-Unis. La mesure d'audience du site (Google Analytics 4, seulement avec votre accord) peut entraîner un transfert vers les États-Unis, dans le même cadre (décision d'adéquation du 10 juillet 2023). Aucun autre transfert hors de l'Union européenne n'a lieu.
En cas de nouveau transfert, l'Éditeur met en œuvre les garanties prévues par le RGPD et en informe les utilisateurs.

Article 8 : Cookies et traceurs

8.1 Stockage strictement nécessaire (sans consentement) : le site effectivo.fr et le logiciel effectivo ne déposent aucun cookie qui leur soit propre. Ils utilisent le stockage du navigateur (localStorage, IndexedDB, cache de l'application installable) pour ce qui est strictement nécessaire au service demandé :

Élément	Finalité	Durée
Choix relatif aux cookies (site)	Mémoriser votre acceptation ou votre refus de la mesure d'audience	Six mois, puis le bandeau revient
Session de l'espace client (site)	Maintenir votre connexion à l'espace client	Jusqu'à la déconnexion
Session du logiciel	Maintenir votre connexion, y compris hors ligne	Jusqu'à la déconnexion
Préférences de langue et de thème (logiciel)	Mémoriser la langue (FR, EN, ES, DE, PT) et le mode clair ou sombre	Jusqu'à leur modification ou leur suppression
Cache de l'application installable	Fonctionnement de l'application et continuité du travail en cas de coupure réseau	Jusqu'à la désinstallation de l'application
IndexedDB	Stockage, sur le poste, des données de travail saisies par le Client. Le chiffrement du poste relève de la politique du Client ; la sauvegarde intégrale du logiciel est chiffrée	Jusqu'à leur suppression par l'utilisateur

Ces éléments sont exemptés de consentement (article 82 de la loi Informatique et libertés) : ils sont strictement nécessaires au service demandé.
8.2 Mesure d'audience (Google Analytics 4) : le site effectivo.fr utilise Google Analytics 4 (Google Ireland Ltd) pour mesurer son audience. Ce traceur n'est pas exempté de consentement (délibération CNIL n° 2020-091), en raison notamment du transfert possible vers les États-Unis : il ne se charge qu'après votre accord, recueilli par le bandeau. Finalité : mesure d'audience ; base légale : consentement ; anonymisation de l'adresse IP demandée ; cookie treize mois au plus ; données gardées quatorze mois ; aucun recoupement, aucun usage publicitaire, aucun reciblage ni profilage.
8.3 Recueil du consentement : à la première visite, le bandeau vous permet d'accepter, de refuser ou de paramétrer la mesure d'audience. « Tout refuser » est proposé au même niveau que « Tout accepter ». Votre choix est gardé six mois, puis le bandeau revient. Vous pouvez le modifier à tout moment par « Gérer les cookies », en pied de page ; sans consentement valide, les cookies de mesure d'audience sont effacés.
8.4 Aucun autre traceur : aucun cookie publicitaire, de profilage, de réseau social, de reciblage, de carte de chaleur, d'enregistrement de session ou de suivi entre sites n'est utilisé sur le site effectivo.fr ni dans le logiciel. Aucun outil comme Google Tag Manager, Hotjar, Meta Pixel ou LinkedIn Insight n'est déployé à la date de la présente politique.
8.5 Réglages du navigateur : vous pouvez aussi supprimer les cookies depuis les réglages de votre navigateur. Supprimer le stockage strictement nécessaire peut empêcher le service de fonctionner.

Article 9 : Vos droits

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez des droits suivants : accès (article 15), rectification (16), effacement (17), limitation (18), portabilité dans un format structuré et lisible par machine (20), opposition au traitement fondé sur l'intérêt légitime (21), retrait du consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur lui, et directives sur le sort de vos données après votre décès (loi Informatique et libertés).
Pour les données RH, c'est le Client, votre employeur, qui est responsable de traitement : adressez-lui vos demandes.

Article 10 : Exercice des droits

Adressez votre demande par « Écrire à l'équipe », ou par courrier : CoLabFlow SASU, Protection des données, 1 rue Charlier, 51100 Reims. L'Éditeur répond dans un délai d'un mois à compter de la réception ; ce délai peut être prolongé de deux mois en cas de complexité ou de nombre élevé de demandes (article 12.3 du RGPD). Un justificatif d'identité peut être demandé en cas de doute raisonnable sur votre identité.

Article 11 : Sécurité

Conformément à l'article 32 du RGPD, l'Éditeur met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées au risque :

chiffrement des échanges (HTTPS, HSTS) ;
mots de passe d'au moins douze caractères, conservés sous forme d'empreinte (bcrypt) ; blocage temporaire après cinq échecs de connexion depuis une même adresse IP ;
double authentification : obligatoire pour l'administrateur de l'établissement dans l'espace client, et pour tous les comptes du serveur de l'établissement ;
accès aux données de production restreint, selon le principe du moindre privilège ; administration par une console à clé signée ;
journal des accès d'administration et des opérations sensibles, qui ne peut être ni modifié ni supprimé depuis la console d'administration ;
sauvegardes chiffrées de la base de l'Éditeur (aucune donnée RH) ;
limitation de débit et protections contre les abus (Cloudflare en frontal, protection contre les essais répétés, piège anti-robots) ;
en-têtes de sécurité HTTP (Content-Security-Policy, X-Frame-Options, Referrer-Policy, etc.) ;
données RH : jamais chez l'Éditeur ; sauvegarde intégrale du logiciel chiffrée (AES-GCM 256 bits, mot de passe choisi par l'utilisateur) ; l'export ZIP, fait à la demande de l'utilisateur, n'est pas chiffré.

Article 11 bis : Violations de données

Conformément aux articles 33 et 34 du RGPD, en cas de violation de données personnelles (destruction, perte, altération, divulgation ou accès non autorisés) :

l'Éditeur documente la violation, ses effets et les mesures prises ;
lorsqu'elle est susceptible d'engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes, il la notifie à la CNIL dans les soixante-douze heures après en avoir pris connaissance ;
lorsqu'elle est susceptible d'engendrer un risque élevé, il en informe aussi les personnes concernées dans les meilleurs délais ;
lorsqu'il agit comme sous-traitant (intervention d'assistance encadrée par le DPA support limité, CGV article 9.1), il notifie sans délai le Client, responsable de traitement.

Article 12 : Réclamation

En cas de difficulté, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, téléphone : 01 53 73 22 22.

Article 13 : Modifications

L'Éditeur peut modifier la présente politique. Chaque nouvelle version porte un nouveau numéro et une nouvelle date ; l'ancienne est gardée. En cas de modification substantielle, les utilisateurs en sont informés par courriel ou dans le logiciel au moins trente jours avant son entrée en vigueur.

Article 14 : Droit applicable

La présente politique est soumise au droit français et au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD).

CoLabFlow SASU (en cours d'immatriculation) : capital, SIREN, RCS et TVA en attente
Siège social : 1 rue Charlier, 51100 Reims, France
Contact : Écrire à l'équipe ; Téléphone : en attente
Dernière mise à jour : 27 septembre 2026

5. Conditions de licence et d'utilisation professionnelle

Version : 1.0, 27 septembre 2026

Article 1 : Objet

Les présentes conditions définissent le droit d'usage d'effectivo accordé au Client pendant la durée d'un abonnement valide. Elles n'emportent aucune cession de droits de propriété intellectuelle.

Article 2 : Clé de licence

La licence est matérialisée par un fichier licence.key signé (algorithme Ed25519). Le serveur de l'établissement la vérifie lui-même, avec la clé publique fournie avec le logiciel ; la clé privée de signature reste sous le contrôle de l'Éditeur. Le fichier comporte les champs code, plan, max_users, expires_at et signature.
La clé couvre la période payée. À la souscription, puis à chaque renouvellement, elle vaut jusqu'au délai légal de paiement (trente jours ; cinquante jours pour un établissement public de santé) augmenté de trente jours de grâce. À réception du paiement, la clé vaut jusqu'à l'échéance de l'année.
Pour récupérer la clé de la période payée, le serveur de l'établissement contacte effectivo.fr une fois par jour, jamais au démarrage : il ne transmet que sa licence, jamais de donnée RH, et continue de fonctionner avec la clé installée si ce contact échoue. Ce contact se désactive en laissant vide le paramètre LICENCE_RENOUVELLEMENT_URL ; la clé se télécharge alors depuis l'espace client.

Article 3 : Plans et limites

Plan commercial	Code	Personnes	Comptes
Essentiel	1	200	3
Professionnel	2	500	5
Entreprise	3	5 000	10
Grand Compte	4	illimité	20

Les différences fonctionnelles présentées dans l'interface ou la documentation peuvent aussi constituer des limites contractuelles. Elles ne sont pas toutes conçues comme des barrières techniques inviolables.

Article 4 : Clé absente, invalide ou échue

Sans clé valide (clé absente, invalide, arrivée à échéance, y compris une clé de période non renouvelée faute de paiement, ou plan 0), le logiciel demeure en lecture seule : les données restent lisibles et les fonctions d'export restent disponibles. Aucune suppression des données métier n'est déclenchée par l'échéance de la clé. Aucune coupure n'intervient pendant une période couverte par la clé.

Article 5 : Comptes

Le nombre maximal de comptes actifs est fixé par max_users dans la clé signée. Le Client administre les comptes de travail sur son propre serveur. L'Éditeur ne détient ni les mots de passe ni les secrets propres à l'installation.
Chaque compte du serveur se protège par un mot de passe d'au moins douze caractères et par un code à usage unique produit par le téléphone de son titulaire (double authentification), obligatoire pour tous les comptes. Un administrateur de l'établissement peut remettre à zéro le code d'un autre compte, jamais le sien ; la remise à zéro est aussi possible en ligne de commande, sur la machine du serveur.

Article 6 : Installation et infrastructure

Le serveur effectivo est obligatoire, même pour un seul poste. Il fonctionne sous Linux seulement, sur une machine de l'établissement ou sur un serveur loué par l'établissement chez un hébergeur européen ; un serveur loué doit être chez un hébergeur certifié pour l'hébergement de données de santé (HDS). La première installation est incluse, en une séance en visio, pendant l'essai comme après la commande ; toute autre intervention se fait sur devis.
Les secrets propres à l'installation sont générés localement. Le Client reste responsable de son système, de son domaine, de ses certificats TLS, de ses sauvegardes et de ses habilitations.
Le serveur tient un journal d'audit des opérations. Sa durée de conservation est réglable par l'établissement ; elle est d'un an par défaut.

Article 7 : Usages autorisés et interdits

Sont autorisés :

utiliser effectivo pour les besoins professionnels internes du Client, dans les limites du plan ;
installer les composants nécessaires sur l'infrastructure autorisée du Client ;
faire les copies strictement nécessaires à la sauvegarde et à l'exploitation autorisée.

Sont interdits :

céder, louer ou mettre la licence à disposition d'un tiers hors du périmètre contractuel ;
contourner les contrôles de licence ou utiliser une clé falsifiée ;
supprimer les mentions de propriété intellectuelle ;
décompiler, désassembler ou procéder à la rétro-ingénierie du logiciel, sous réserve des droits que l'article L. 122-6-1 du Code de la propriété intellectuelle reconnaît à l'utilisateur légitime (observer le fonctionnement du logiciel, faire une copie de sauvegarde, obtenir les informations nécessaires à l'interopérabilité, après les avoir demandées à l'Éditeur).

Article 8 : Données

La licence ne confère à l'Éditeur aucun droit sur les données métier du Client. Les données restent sous le contrôle du Client, sur son serveur et sur ses postes.

Article 9 : Mises à jour

Les mises à jour du serveur ne sont pas automatiques : toute montée de version passe par une action explicite du Client. L'application web se met à jour à son rechargement, depuis le serveur de l'établissement qui la sert ; aucun code n'est téléchargé depuis l'infrastructure de l'Éditeur. La disponibilité, le périmètre et les conditions de support des versions sont communiqués selon la politique alors applicable. Aucun délai fixe de correction n'est promis.

Article 10 : Fin de licence

À l'échéance de la clé, y compris faute de paiement, et à la fin du contrat : lecture maintenue ; création, modification et suppression de données métier bloquées ; export global disponible ; aucune suppression automatique des données ; restauration d'une sauvegarde possible dans le cadre prévu par le logiciel. Cette lecture et cet export restent possibles sans limite de durée après le contrat (licence résiduelle de lecture et d'export). Les modalités pratiques figurent à l'article 11.4 des CGV.

Article 11 : Propriété intellectuelle et composants tiers

effectivo, sa documentation, son nom et ses éléments propriétaires restent protégés. Les composants open source demeurent soumis à leurs licences propres, dont l'inventaire (nom, version, licence) est livré avec le serveur, dans le fichier LICENCES-TIERS.json.

Article 12 : Articulation contractuelle

Le bon de commande fixe le plan et la durée ; les CGV définissent le cadre commercial ; les présentes conditions définissent le droit d'usage. Toute condition particulière expressément acceptée prévaut pour son objet.